ADJOINT ADMINISTRATIF-GESTIONNAIRE DU PERSONNEL MEDICAL
A propos de nous
Avec l'implication de plus de 3 000 professionnels dont près de 400 médecins, le Centre Hospitalier de Pau est un établissement
public de santé de proximité assurant la prise en charge sanitaire de premier plan sur le territoire Béarn & Soule. Il répond aux
besoins de la population de l'agglomération Pau-Pyrénées avec plus de 160 000 habitants ainsi que des départements
limitrophes tels que les Landes ou les Hautes-Pyrénées. Il est par ailleurs l’établissement support du Groupement Hospitalier de
Territoire Béarn & Soule composé de six établissements membres.
Présentation du service de rattachement :
La direction des affaires médicales du CH de PAU est composée :
D’un adjoint des cadres
De deux adjoints administratifs.
A Oloron, la direction des ressources humaines et des affaires médicales du Centre hospitalier d’Oloron Sainte Marie est composée de 5 personnes (4 agents + le directeur) :
1 adjoint des cadres, responsable d’équipe
2 gestionnaires RH : paie / carrière / administration du personnel
1 gestionnaire RH polyvalent (suivi instances, retraite, dossier arrêt maladie…)
Des liens existeront avec cette équipe notamment pour la partie paye du personnel médical du centre hospitalier d’Oloron.
Le centre hospitalier d’Oloron est composé de 2 pôles d’activités cliniques et médicotechniques : pôle chirurgie/ plateaux techniques et pôle médecine
Activités : urgences, USC, chirurgie traditionnelle et ambulatoire, pharmacie, imagerie, laboratoire, médecine polyvalente, USLD, SSR, EHPAD
Une 40aine de médecins (dont des temps partagés entre Pau et Oloron)
Etablissement en direction commune avec le CH de Pau
Etablissement parti du Groupement Hospitalier de Territoire Béarn et Soule
Mission proposée
Positionnement du poste :
Le poste est rattaché à la direction des affaires médicales du centre hospitalier de Pau. Il se compose de trois parties :
La gestion, à distance, des personnels médicaux du centre hospitalier d’Oloron Sainte-Marie
La gestion des formations du personnel médical de Pau et d’Oloron-Sainte-Marie
La gestion et l’émission des titres de recettes pour les facturations des mises à disposition des personnels médicaux.
Le poste est placé directement sous la responsabilité de l’adjoint des cadres, faisant fonction d’attaché d’administration hospitalière de la direction des affaires médicales du CH de PAU, ce dernier étant lui-même sous la double responsabilité du directeur des affaires médicales de Pau et du directeur des affaires médicales d’Oloron Sainte-Marie uniquement pour la partie relative à la gestion du personnel médical d’Oloron.
Cette partie est donc exercée depuis Pau, pour le compte du CH d’Oloron dans le cadre de la coopération entre les deux établissements.
L'agent est intégré fonctionnellement à l'équipe de la Direction des Affaires Médicales du CH de Pau et participe aux activités du service aux côtés des gestionnaires et responsables des affaires médicales de l'établissement support.
Localisation
Employeur : CH de PAU
Lieu d'exercice : CH de Pau
Temps de travail : 100 %
Grade : Adjoint administratif hospitalier
Partie relative au CH d’Oloron :
Finalité du poste
Assurer la gestion administrative des praticiens et contribuer au bon fonctionnement du secteur des affaires médicales, en garantissant la fiabilité des données, le respect des procédures réglementaires et le suivi des dossiers médicaux administratifs
Missions principales :
Sous la responsabilité fonctionnelle de l’ADC des affaires médicales et pour le compte du CH d’Oloron (CHO) ;
Participer à la gestion administrative des dossiers et le suivi de carrière des personnels médicaux par l'application des dispositions législatives et réglementaires (décisions de nomination, recrutements, suivi de l’activité, contrats d'engagement (IESPE, PET, indemnités d’engagement de carrière hospitalière), avancements d'échelon, fin de fonctions (fin de contrat, démission, disponibilité, retraite))
Assurer les relations avec l’ARS (publications de postes, suivi des assistants) et le CNG
Superviser l’accueil et la gestion des internes du CHO
Participer à la tenue et au suivi des tableaux des effectifs médicaux et comptabilisation du temps de travail (obligations de services, TTA, permanence des soins)
Préparer les instances médicales du CHO : préparation des ordres du jour, récolte des documents nécessaires, rédaction de compte-rendu en lien avec la directrice
Rédiger des courriers, notes et comptes rendus
Participer à la gestion des recrutements et départs des médecins : élaboration et suivi des contrats
Participer à la gestion de l’intérim médical
Participer à la gestion des dossiers retraite
Participer à la gestion des avis de vacances de postes, de chefferies de pôle et de service
Supervision du suivi des conventions de mise à disposition de médecins intervenant au CH d’Oloron et des médecins mis à disposition dans d’autres établissements et facturation des temps de mise à disposition
Traitement d'enquêtes diverses
Participer à l'élaboration des tableaux de bord et au suivi d'indicateurs d'activité
Gérer la formation médicale des médecins du CH d’Oloron
Classer et archiver les dossiers
Notre profil idéal
QUALITES REQUISES
Connaissances
Notions du statut des personnels médicaux hospitaliers.
Organisation et fonctionnement d'un établissement public de santé.
Notions relatives à la formation des agents de la fonction publique hospitalière
Notions concernant la facturation.
Savoir-faire
Maîtrise des techniques de gestion administrative
Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à rédiger des courriers et documents administratifs
Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément
Respect des délais et des procédures
Savoir-être
Discrétion professionnelle
Rigueur et organisation
Sens du service public
Qualités relationnelles
Capacité à travailler en équipe
Nature du poste et niveau de formation nécessaires :
Niveau de formation :
Formation dans la fonction publique hospitalière fortement souhaitée
Conditions d’exercice
Travail en 7h30 du lundi au vendredi – 14 RTT
Conditions d’emploi
Poste à pourvoir dès que possible
CDD pouvant amener à un CDI
Rémunération grille adjoint administratif avec reprise ancienneté selon expérience